Sélectionner un locataire fiable est primordial pour tout propriétaire. Pour faciliter ce processus, il est indispensable de disposer d’une fiche candidat locataire complète et bien renseignée.
Informations essentielles à recueillir
Informations générales
Commencer par les informations de base est indispensable pour identifier et contacter le candidat. Il est important de recueillir :
- Nom, prénom, date de naissance
- Adresse actuelle et coordonnées téléphoniques et email
- Statut marital et situation familiale (nombre d’enfants, etc.)
- Profession et description du poste occupé
Pour valider les revenus déclarés, il est recommandé de demander des justificatifs tels que :
- Bulletins de salaire des trois derniers mois
- Avis d’imposition sur les revenus
- Si le candidat est indépendant, fournir un bilan comptable et une attestation de non-redressement fiscal.
Par exemple, si le candidat est salarié chez Amazon , il devra fournir ses trois derniers bulletins de salaire pour valider sa situation professionnelle. Pour un indépendant exerçant en tant que freelance en communication , il est important de demander un bilan comptable et une attestation de non-redressement fiscal pour s'assurer de sa solvabilité.
Informations relatives au logement
Comprendre les attentes du candidat en matière de logement est crucial pour adapter les propositions et éviter les désaccords ultérieurs. Il est important de demander :
- Type de logement recherché (appartement, maison, etc.)
- Nombre de pièces souhaitées et superficie minimale souhaitée
- Date d’entrée souhaitée et durée du bail souhaitée
- Budget mensuel dédié au loyer
Par exemple, un candidat recherchant un appartement T3 à Paris avec une superficie minimale de 60 m² et un budget de 1500 € par mois aura des exigences différentes d'un candidat recherchant une maison individuelle en banlieue avec un budget de 1000 €.
Informations relatives au passé locatif
Évaluer l’historique locatif du candidat permet de mieux comprendre son comportement et sa fiabilité. Il est essentiel de demander :
- Références des précédents bailleurs avec nom, adresse, téléphone et période d’occupation
- Motivations du départ du logement précédent (déménagement, changement de situation, etc.)
- Avis des précédents bailleurs par téléphone ou par écrit pour confirmer les informations et identifier d’éventuels problèmes.
En cas de litiges ou d'incidents lors de précédentes locations, il est important de demander des explications et des documents justificatifs (exemples : procès-verbaux, décisions de justice, etc.) pour évaluer les risques potentiels. Par exemple, si un candidat a quitté son précédent logement suite à un conflit avec son bailleur, il est important de comprendre les circonstances et de vérifier s'il a respecté ses obligations contractuelles.
Informations relatives à la situation personnelle
Comprendre les habitudes de vie du candidat permet de mieux adapter le logement et d’anticiper d’éventuels problèmes. Il est important de demander :
- Présence d’animaux de compagnie (espèce, nombre) et si le candidat a déjà rencontré des difficultés avec ses animaux dans d’autres locations.
- Préférences en matière de décoration, d’aménagement et d’équipements (ex: cuisine équipée, parking, etc.)
- Activités et hobbies pour mieux cerner la personnalité du candidat.
- Motivations pour louer le bien en question (proximité du travail, des transports en commun, etc.)
Par exemple, un candidat passionné de musique pourrait avoir besoin d'un logement insonorisé, tandis qu'un candidat travaillant dans l'immobilier pourrait privilégier un appartement proche de son lieu de travail. Comprendre ces motivations permet de mieux s'assurer que le logement proposé correspond aux besoins du candidat.
Techniques et outils pour recueillir les informations
Il existe différentes techniques et outils pour recueillir les informations nécessaires. Voici quelques exemples :
- Formulaire papier : modèle classique, permet d’avoir une vision d’ensemble des informations et d’effectuer une première sélection.
- Formulaire numérique : plus pratique, permet de centraliser les informations, de les analyser facilement et d’éviter les erreurs de saisie.
- Entretien téléphonique : permet d’obtenir des informations complémentaires, d’évaluer la personnalité du candidat et de vérifier les informations reçues.
- Visite du logement : permet d’évaluer l’état du logement et de la décoration, de répondre aux questions du candidat et de vérifier la cohérence entre ses déclarations et ses besoins.
- Vérification des informations : contacter les précédents bailleurs, vérifier les revenus, consulter le fichier des locataires défaillants (FSL) pour valider la fiabilité du candidat et minimiser les risques.
Il est important de respecter la législation en vigueur sur la protection des données personnelles et d’éviter les discriminations. Le formulaire doit être clair, concis et facile à remplir. Se concentrer sur les informations pertinentes et éviter les questions trop personnelles.
En conclusion, la constitution d’une fiche candidat locataire complète et bien renseignée est un investissement précieux pour un bail serein. Elle vous permet de choisir le locataire le plus adapté à votre bien et de réduire les risques de litiges et de loyers impayés.